Брифинги для очкариков: VR в корпоративных коммуникациях

Еще недавно считалось, что виртуальные миры только отвлекают от работы. А теперь большие корпорации всерьез переводят в VR самые обычные совещания и рабочие встречи. Почему?

Карантинный 2020 год заставил корпоративный мир пересмотреть подходы к распределенным форматам работы и адаптировать бизнес-процессы к условиям, когда сотрудники физически не могут присутствовать на рабочих местах. Совещания в Zoom, брифинги в Skype, онлайн-семинары в Teams окончательно перестали быть экзотикой для IT-компаний и диджитал-агентств.

Самые продвинутые, конечно, уже шли в этом направлении и всерьез исследовали возможности виртуализации в коммуникациях. Это давно осознанная потребность в транснациональных корпорациях, которым для совещаний распределенных команд и советов директоров приходилось оборудовать целые кабинеты (которые за пределами этих встреч простаивали примерно 90% времени).

Виртуальная реальность показала, что для важных совещаний больших руководителей не обязательно выгонять их из собственных кабинетов — достаточно раздать всем VR-очки. Со временем оказалось, что VR может предложить куда больше, чем просто удобное общение на расстоянии. Почему VR-совещания могут быть круче обычных — сегодня разберемся в этом материале.

Виртуальные совещания — не изобретение кризиса, а естественный этап развития

Чем отличаются VR-совещания от всех других удаленных форматов — иммерсивность процесса, которую не могут предоставить обычные конф-колл инструменты. Механики иммерсивности (от англ. to immerse — погружать) в целом сейчас вышли в разряд устойчивых трендов в любых коммерческих коммуникациях — в рекламе, продажах, обучении. Любой бренд становится ближе, если покупателя вовлечь во взаимодействие с ним, заставить работать разные каналы восприятия. Поэтому иммерсивность — лучший способ, например, учить иностранные языки.

В банальных бизнес-совещаниях работают те же самые принципы: участник процесса показывает большую продуктивность, если он не просто смотрит на изображения с камер, а погружен в рабочую среду и прямо взаимодействует с коллегами. Потому, несмотря на то, что телеконференции придумали десятки лет назад, большинство важных совещаний до сих пор собирается очно — и никакие коронавирусы, мощные инструменты и безопасные способы связи эту ситуацию изменить не смогли.

А вот VR, кажется, сможет. Новая технология способна дать все то, чего так ценится в очных совещаниях. Согласно агенству PricewaterhouseCoopers, одна из определяющих характеристик виртуальной реальности — ее способность вовлекать пользователя в совершенно новую среду, будь она привычно-реалистичной или совершенно фантастической. 

Сейчас на рынке можно найти десятки VR-решений для корпоративных коммуникаций, которые появились в несколько последних лет. Это полноценные коробочные продукты, готовые к внедрению в крупной компании. Некоторые решения отличаются веб-ориентированным интерфейсом: они позволяют проводить VR-совещания даже с помощью самых простых VR-боксов и дешевых очков через обычный браузер.

Лучшие решения для VR-совещаний по версии издания Immersive

Также множество решений создается по индивидуальному заказу крупными IT-интеграторами, которые развивают собственные AR/VR-компетенции для нефтегазовых компаний, государственных органов или промышленных холдингов.

То есть, VR-совещания — это не срочная альтернатива настоящим встречам, которую пришлось искать из-за событий 2020 года, а полноценный растущий рынок, который развивался планомерно в последние несколько лет и успел достичь значительных успехов. Конечно, мировая пандемия придала всему этому значительное ускорение.

Устранение отвлекающих факторов

В среднем во время обычных конф-колов участники отвлекаются в среднем на 15 минут на каждой встрече — на сообщения в телефоне, нотификации на экране, пробежавшего по комнате котика и т.п. Для многих особенно зацикленных на контроле и эффективности корпораций (ярчайший пример: Amazon), это настоящая красная тряпка — чтобы выкрасть лишний процент КПД сотрудника, они идут на самые необычные меры, например, вешают на руки работникам на упаковочном конвейере “умный браслет”, который внимательно считает сколько коробочек они успеют запаковать за одну смену.

Разработчики VR-митингов хорошо знают об этом и предлагают специальную функциональность для более продуктивных совещаний. Как правило, такая функция называется focus room — специальное виртуальное окружение для небольшого числа участников, которое создает чувство изоляции, убирая из такой среды все лишнее из среды. Скажем, активное шумоподавление, чтобы в наушниках участники слышали только своих коллег, а не шум внешнего мира.

Такую функцию, например, предлагает разработчик MeetinVR. VR-очки изолируют участника совещания от внешних раздражителей и обеспечивают его полное присутствие в процессе и помогают сосредоточиться на том, что говорят собеседники.

Аскетическое окружение в MeetinVR обманчиво и на самом деле содержит ряд интересных фишек для участников совещания. Например, движением, имитирующем взятие карандаша из-за уха, можно активировать инструмент с ручкой, вызвать блокнот и тут же начать вести записи со встречи. Также интуитивно можно активировать общую доску, импортировать документы, электронные таблицы, запустить презентацию в PowerPoint и так далее. Словом, обычное совещание, на котором будут все максимально сосредоточены.

Интеграция VR-среды c корпоративными системами 

В VR-совещаниях не нужно переключаться между разными приложениями и экранами, не нужна маркерная доска и флипчарт, на на котором постоянно заканчивается бумага, а маркер вечно засохший, не нужен отдельный экран для слайдов или окно для просмотра документов — все это можно представить в виртуальной среде, взаимодействовать, изменять и сохранять как отдельные объекты.

Плюс к этому VR дает возможность открыть новый пласт взаимодействия: когда сразу несколько участников работает с одной и той же информацией и заносят ее в корпоративную систему. Это полезно когда обсуждается планирование: у всех участников совещания появляется в руках конструктор календаря, который интегрирован напрямую в task-менеджер компании.

Такую функция, например, одна из главных фишек Glue — конкурента MeetinVR, который предлагает еще больше возможностей для виртуальных манипуляций с данными. Это решение позволяет проводить встречи больших рабочих групп, каждый участник которых может запускать свое отдельное приложение в процессе.

Так, например, можно проводить мозговые штурмы или демо для разработчиков. В Glue есть виртуальные доски для команд, работающих по гибкой методологии производства продукта (Agile, Kanban): все стикеры на доске сразу переходят в нужный раздел задач для команды. Это значительно удобнее, чем когда scrum-мастер (специалист команды, который следит за методологией) после митинга заводит все изменения в отдельном приложении.

Из-за того, что Glue прямо интегрируется с корпоративными информационными системами, в нем сильно подтянуто шифрование и уровень безопасности: все данные, создаваемые во время совещаний, не выходят за пределы корпорации.

Моделирование объектов

Участники совещания могут посмотреть проекты интерьеров прямо в виртуальной среде, оценить макеты зданий, покрутить в руках модели новых продуктов, увидеть, как выглядит товар на полке и т.п.

Это фактически идеальный инструмент для совещаний конструкторов, арт-директоров, архитекторов и инженеров, которым важно детально визуализировать проект. Как правило, для этого часто приходится собирать полноразмерную модель конструкции, в лучшем случае — печатать на 3D-принтере. В VR делать это не обязательно — можно просто загрузить модель с корпоративного диска.

Впечатляющие возможности моделирования показывает проект Spatial.io. Фактически, это мощная платформа для AR-моделирования, к которой удаленно может подключиться пользователь с VR-очками. Например, на основной встрече присутствуют участники с HoloLens, а удаленно — их коллеги с Oculus.

Платформа сразу предоставляет расширенный инструментарий для создания 3D-объектов: можно как создавать модели во внутреннем редакторе, так и импортировать макеты из любых сторонних 3D-конструкторов с сохранением всей карты и структуры. Ко всем объектам можно добавлять правки и примечания, которые отразятся в редакторах, в которых создавался контент. Это пригодится для тех участников команды, которые непосредственно заняты проектированием, но на совещании не присутствуют.

VR-совещания помогают сильно экономить 

Думаю, не надо лишний раз рассказывать, сколько стоит совещание главных инженеров или собрание совета директоров. Это огромные накладные расходы и трата времени. С этой проблемой уже много лет пытаются справиться с помощью телеконференций. 

Не смотря на то, что сам софт и VR-сетап для совещаний могут стоить весьма недешево, это все равно куда более экономично, чем оборудование комнаты для телеконференций, командировочные расходы, билеты на самолеты, расходники для оргтехники, 3D-принтеры для производство макетов… Все это в разы дороже чем хорошо организованные VR-совещания.

Есть распространенная ситуация, когда в больших торговых компаниях собирается коммерческий совет, чтобы обсудить новые концепции магазинов и торговых пространств. Такие советы занимают много времени, которое можно было бы потратить более продуктивно. Например, компания L’Oréal уже несколько лет использует для таких задач специальный VR-кабинет.

Так выглядит совещание маркетологов L’Oréal

В своей штаб-квартире в Нью Йорке L’Oréal открыли специальную комнату — Beauty Lab, которая укомплектована очками виртуальной реальности и оснащена проекционным экраном, который занимает на стене все пространство от пола до потолка. Эта комната нужна для анализа мерчандайз-гипотез компаний: без выезда в конкретные магазины команда маркетологов может в виртуальной среде увидеть, как те или иные косметические продукты будут выглядеть на полке. 

VR помогает понять, работает ли концепция, что нужно изменить в упаковке и в интерьере. И сразу же внести правки в макет и сделать пометки для дизайнера и проектировщика.

* * *

Любой корпоративный инструмент содержит множество нюансов, которые и отличают его от обычных пользовательских решений. Мало просто купить приложение для митингов и VR-очки для всех участников, нужно еще и внедрить новую технологию: обучить людей, переработать регламенты, настроить все интеграции с календарями и информационными системами. Все это часть продуктовых свойств VR, которые требуют отдельной и очень глубокой проработки.

Именно в этом направлении особенно усиленно идет развитие VR-встреч. Для разработчиков важно, чтобы время задержки между покупкой и началом продуктивного использования постоянно сокращалось. Для этого постоянно прокачиваются интерфейсы, технологии внедрения, простота интеграции и кроссплатформенность — все это поможет бизнесу в ближайшем будущем еще быстрее адаптировать VR под свои модели внутреннего общения.

Мы верим, что VR будет бурно расти даже в такой довольно узкой нише как корпоративные коммуникации. Уже сейчас понятно, что технология приносит пользу в обучении, корпоративных тренингах и мозговых штурмах. Совсем скоро она перестанет быть привилегией крупных корпораций и станет инструментом делового общения даже в небольших компаниях. И кто знает, может, уже через пару лет все ваши летучки по понедельникам будут проходить за виртуальным столом.

Павел Овчинников